20.6.2024

Avustimme yhdistystä tietosuojaselosteiden ja -käytäntöjen yhtenäistämisessä

Asiakkaamme on pitkään toiminut keskisuuri yhdistys, jolla on monimuotoista toimintaa sekä omien jäsentensä että ulkoisten yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien suuntaan. Tilanne yhdistyksessä oli mennyt sellaiseksi, että erilaisia rekisteri- ja tietosuojaselosteita oli muodostunut useita, jonka myötä kokonaisuuden hallinta oli käynyt haastavaksi.

Avustimme yhdistystä yhtenäistämään hajanaiset tietosuojaselosteet ja siten jäsentämään käytännöistä sujuvampia.

Asiakkaamme toiveesta teksti julkaistaan nimettömänä.

Useat rekisteriselosteet aiheuttivat sekavuutta ja riskejä

”Meillä oli useita eri rekisteriselosteita. Yksi oli tarkoitettu tietynlaiseen yhteistyökumppanikäyttöön, yksi jäsenrekisterille ja niin edelleen. Selosteita oli niin monta, että tilanne aiheutti sekaannusta omankin väen keskuudessa”, yhdistyksestä kerrotaan. ”Halusimme saada tietosuoja-asiat ajan tasalle, joten päädyimme ottamaan yhteyttä Asianajotoimisto Lindbladiin, joka oli meille tuttu aiemmasta yhteistyöstämme.”

Lindbladin asiantuntija auttoi yhdistystä keräämään kaikkien rekisteri- ja tietosuojaselosteiden tiedot yhteen ja luomaan niiden pohjalta yhden yhtenäisen kokonaisuuden. Näin järjestö voi käyttää ja ylläpitää jatkossa vain yhtä tietosuojaselostetta, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot.

Yhteistyöstä muodostui ystävällinen ja sujuva oppimiskokemus

”Olimme tehneet yhteistyötä Lindbladin väen kanssa aiemminkin, ja aina on ollut sellainen olo, että voi kysyä ja saa ystävällisen vastauksen. Silti tiimin osaaminen ja kokonaisuuksien huomioiminen yllätti positiivisesti. Heidän asiantuntijansa osasi ottaa huomioon sellaisia asioita, joita emme edes olisi itse tajunneet kysyä. Näin kokonaisuudesta muodostui sellainen, että se palvelee meitä todella hyvin!” asiakkaamme kiittelee.

”Tämä oli myös itselle todella hyvä oppimiskokemus. Aiheeseen liittyy niin paljon erilaista terminologiaa ja käsitteitä, että oli hyödyllistä ja tarpeellista käydä kokonaisuus asiantuntijan kanssa läpi. Yhteistyön ja selkeiden dokumenttien myötä on paljon varmempi olo keskustella tietosuoja-aiheista myös yhteistyökumppaniemme kanssa”, asiakkaamme summaa.