29.5.2024

Miten hoidetaan riitainen asunto-osakeyhtiön yhtiökokous

Asunto-osakeyhtiöiden yhtiökokouksissa käsitellään monenlaisia asioita. Osa asioista on sellaisia, joista osakkaat ovat erimielisiä. Monet asiat voivat herättää lisäksi vahvoja tunteita.

Kyse voi olla esim. remontista päättämisestä tai jonkin huoneiston hallintaanotosta. Kyse voi olla myös siitä, että yksittäisen osakkaan väitetään aiheuttaneen yhtiölle vahinkoa ja yhtiökokous päättää vahingonkorvauskanteen nostamisesta.

On myös mahdollista, että henkilösuhteet ovat niin pahasti solmussa, että varsinaisen yhtiökokouksen lakisääteiset asiatkin saavat aikaan riidan.

Tee yhtiökokoukseen valmistautuminen huolella

Kaiken ytimessä on huolellinen valmistautuminen yhtiökokoukseen. Yhtiön hallituksen tulee miettiä, miten kokousmenettely saadaan sujumaan alusta loppuun sujuvasti. Etukäteen tulisi pohtia, miten yhtiökokous järjestäytyy (mm. puheenjohtajan valinta) ja millä tavoin kokousta johdetaan. On tärkeää myös miettiä eri skenaarioita esim. sen osalta, että tietyn asian käsittelyssä esitetään vaihtoehtoisia ratkaisuja ja joudutaan äänestämään. Millä tavoin äänestysmenettely olisi tarkoituksenmukaista hoitaa?

Hallitus voi kääntyä asianajajan puoleen, kun se tarvitsee apua yhtiökokoukseen valmistautumiseen. Asianajaja voi avustaa myös itse kokouksessa esim. toimimalla puheenjohtajana.

On myös mahdollista, että osakas ottaa asianajajan avustajakseen yhtiökokoukseen. Tässäkin vaihtoehdossa valmistautuminen on tärkeää. Asianajajan kanssa voi etukäteen miettiä esim. puheenvuoroa tiettyyn tärkeään asiaan liittyen, jotta yhtiökokoukselle saadaan välitettyä tärkeä informaatio kyseisestä asiasta päättämistä varten.

Rauhoita tilanne osakkaiden ja muiden tahojen välillä

Ei ole lainkaan poikkeuksellista, että yhtiökokouksessa tunteet kuumenevat ja äänet kohoavat. Kyse on kuitenkin yhtiökokouksesta ja asioista pitäisi pystyä keskustelemaan sivistyneesti.

Kokouksen puheenjohtajan on hyvä pysyä rauhallisena ja kiinnittää muiden huomiota siihen, että kokouksen täytyy edetä hyvässä järjestyksessä. Puheenjohtaja jakaa puheenvuorot, ja osakkaiden on noudattava näitä: muiden puheen päälle ei voi puhua. Puheenjohtajalla täytyy olla langat käsissään ja hänen on järjestelmällisesti edettävä kokouksessa esim. siten, että ensin asia esitellään, sitten avataan keskustelu, kaikki halukkaat voivat käyttää puheenvuoron, kysymyksiin vastataan, keskustelu päätetään ja siirrytään äänestykseen, mikäli kyseessä on päätösasia. Todellisuudessa keskustelu on usein polveilevaa, mutta puheenjohtajan asiana on valvoa sitä, että kokouksesta ei tule sekasortoinen. Asiat on saatava käsitellyksi siten, että kaikille on selvää, mitä päätetään ja mitä tullaan kirjaamaan pöytäkirjaan.

Huolehdi lainmukaisuudesta

On tärkeää, että yhtiökokousmenettely on lainmukainen. Tämä tarkoittaa esim. sitä, että äänestyksissä huomioidaan äänimäärävaatimukset eli se, milloin tarvitaan määräenemmistö ja milloin kaikkien suostumus tietylle päätökselle. Mahdollinen äänileikkuri täytyy myös huomioida.

Erittäin tärkeä kysymys on mahdollinen esteellisyys käsiteltävissä asioissa. Esteellinen osakas ei saa äänestää.

Tärkeää on myös noudattaa yhtiökokouskutsua. Sellaista asiaa ei lähtökohtaisesti voi käsitellä, mitä ei ole mainittu kutsussa.

Tavoitteena on, että yhtiökokouspäätökset eivät ole pätemättömiä tai mitättömiä.

Puheenjohtajan on huolehdittava myös pöytäkirjan laatimisesta siten, että se vastaa kokouksen kulkua. Pöytäkirja on myös laadittava säädetyssä määräajassa.